Overstappen op Microsoft Teams

In een wereld die steeds meer digitaal wordt, neemt ook de vraag naar handige software toe om werkzaamheden efficiënt uit te voeren. Microsoft Teams is er hier één van. Meer en meer bedrijven maken gebruik van Microsoft Teams. Wat we dan vaak horen, is dat de ervaringen overweldigend positief zijn. Dit heeft vooral te maken met de volgende voordelen van Microsoft Teams:

Voordelen gebruik van Microsoft Teams

  1. Makkelijk overal werken en communiceren
  2. Volledige integratie met telefonie
  3. Productieve samenwerking
  4. Verbeterde transparantie
  5. Meer creativiteit

Makkelijk overal werken en communiceren

Dankzij Microsoft Teams wordt het u heel makkelijk gemaakt om overal vandaan te werken en communiceren. U bent hiermee in staat om locatie onafhankelijk te werken. Zeker in de tijd waarin we momenteel verkeren is dit een heel fijn voordeel. Met Microsoft Teams belt u eenvoudig zowel intern als extern. Of het dan dus collega’s of klanten betreft, maakt dan niet uit. Dit is allemaal dankzij de goede integratie met de telefooncentrale van MaxiTEL.

MaxiTEL maakt gebruik van een zeer intelligente callflow, wachtrijen en keuzemenu’s. Dit betekent dat u als beller altijd meteen bij de persoon terechtkomt die u nodig heeft. Dit wordt bijvoorbeeld automatisch gekoppeld via een integratie met CRM. Echter, kan dit ook gewoon door het gebruik van een goed keuzemenu, een wachtrij en een fall-back naar de receptie.

Volledige integratie met telefonie

MaxiTEL combineert de office suite en daarmee Microsoft Teams met de telefooncentrale. U kunt ervoor kiezen bepaalde groepen binnen uw bedrijf ook via Teams te laten bellen (en gebeld worden), terwijl bijvoorbeeld de receptie nog buiten Teams belt. Wij combineren het beste van twee werelden waardoor meerdere functies mogelijk worden:

  1. Binnen een hand omdraai een conference call opzetten.
  2. Afwezigheid met 1 druk op de knop instellen met een automatische doorschakeling naar uw collega of receptie voor de directe belletjes van buiten af. Hierdoor worden er veel minder gesprekken gemist.
  3. Calls plannen in gedeelde agenda’s (handig in deze tijd).
  4. Twinnen met je smartphone. Toestellen gaan allebei te gelijk over zodat de persoon overal bereikbaar is.
  5. Gemakkelijk aan en afmelden op (meerdere) wachtrijen. Bij elk inkomend gesprek ziet u via welke wachtrij deze binnenkomt

Productieve samenwerking

Verder is het natuurlijk ideaal om samen te werken via Microsoft Teams. Onafhankelijk van uw locatie heeft u altijd dezelfde gebruikerservaring. U bent daardoor in staat om heel efficiënt samen te werken met uw collega’s. Uiteindelijk leidt dit tot een veel productievere samenwerking. Hoe beter de communicatie verloopt, hoe minder fouten er worden gemaakt in het proces.

Dit is voor een bedrijf als geheel uiteindelijk een belangrijke stap in de goede richting.

Verbeterde transparantie

Wat veel gebruikers van Microsoft Teams bovendien aangeven, is dat het gebruik ervan leidt tot een betere transparantie. Het is voor verschillende mensen een stuk makkelijker om te zien wat er precies wordt uitgevoerd en aangepast. In plaats van dat iedereen elke keer los op de hoogte moet worden gebracht, gebeurt dit met een paar klikken. Een digitale werkplaats als Microsoft Teams laat alle processen daarmee sneller verlopen.

Neem bijvoorbeeld een nieuw teamlid. Een verse kracht die aan de werkzaamheden wordt toegevoegd. Dankzij het gebruik van Microsoft Teams is deze nieuwe collega binnen een afzienbare tijd volledig op de hoogte gebracht van wat er gebeurt.

Meer creativiteit

Een ander veelgehoord voordeel dat gebruikers van Microsoft Teams aangeven, is dat er meer creatief vermogen aanwezig is. Dit is voor een groot gedeelte te danken aan de verbeterde communicatie. Doordat het bijvoorbeeld zo makkelijk is om met elkaar in contact te komen over bepaalde documenten, neemt ook de creativiteit toe. Nieuwe ideeën ontstaan een stuk spontaner. Puur omdat er makkelijker en sneller over bepaalde onderwerpen met elkaar gespard kan worden. En dat direct tijdens het bekijken van bepaalde documenten.

Dit komt voornamelijk van pas voor bedrijven waarin creativiteit een grote rol speelt. Maar creativiteit is natuurlijk altijd wel tot op een bepaalde hoogte belangrijk. Het komt in elk bedrijf hoe dan ook van pas om snel nieuwe inzichten te hebben met betrekking tot bepaalde gedeelde documenten.

Minder behoefte aan e-mailverkeer

Dit voordeel is grotendeels verbonden met de vorige punten. Echter, is het toch zeker de moeite waard om deze te noemen. Het hoeft u waarschijnlijk niet uitgelegd te worden waarom het versturen van eindeloos veel mails niet altijd even zinvol is. Iedereen heeft namelijk wel ervaring met mails die niet snel worden beantwoord of zelfs helemaal worden vergeten. Dit is funest voor de productiviteit van iedere werknemer. Zelfs als het ‘maar’ gemiddeld een uur duurt voordat de meeste van uw mails beantwoord worden. Met Microsoft Teams kunt u dan een hoop tijd besparen.

Een e-mail wordt vervangen door een simpel chatbericht. Deze directe vorm van communicatie is over het algemeen veel effectiever dan een mail. Bovendien verstuurt u via Microsoft Teams dus ook veel makkelijker bestanden of belangrijke aankondigingen, die normaal in een zee aan mails achteraan de rij mochten aansluiten.

Met Microsoft Teams als bedrijf vooruit

Al met al komt het erop neer dat u als bedrijf met Microsoft Teams een belangrijke stap in de goede richting zet. Door de eerdergenoemde voordelen gaat u er als bedrijf in het geheel op vooruit. Zeker in de huidige tijden waarin we leven, maakt het bijvoorbeeld thuiswerken ook een stuk makkelijker. In plaats van dat daardoor de communicatie en productiviteit verslechtert, neemt deze juist toe. Wanneer u dan kijkt naar de lange termijn, valt er een hoop winst te behalen.

Bij MaxiTEL helpen we u graag verder bij het starten met Microsoft Teams. Dankzij onze brede ervaring in het werken met allerlei verschillende Microsoft-applicaties vormt dit voor ons geen probleem. We begeleiden u op uw eigen tempo bij het implementeren van Microsoft Teams bij u op de werkvloer.

Auteur: MaxiTEL
10-03-2021
Author Avatar
Top