Van vijf naar vijftig medewerkers

Wat er met je telecom moet meebewegen als je bedrijf groeit

Bij het groeien van je bedrijf denk je aan personeel, ruimte en planning. Waarschijnlijk niet aan telecom, tot blijkt dat je systeem niet meebeweegt en een simpele uitbreiding ineens een project wordt met wachttijden, extra kosten en een leverancier die langs moet komen. Dat hoeft niet zo te gaan: hier lees je drie momenten die de meeste groeiende bedrijven herkennen, en wat daar telecom-technisch bij komt kijken.

Er komt een extra collega bij

Je hebt iemand aangenomen. Fijn nieuws, en meteen een praktische vraag: hoe komt deze persoon aan een telefoonnummer, een toestel en toegang tot dezelfde bereikbaarheid als de rest van het team?

Bij een verouderde telefooncentrale betekent dat vaak: een extra aansluiting bestellen, wachten tot iemand langskomt en hopen dat de nieuwe collega dezelfde dag nog bereikbaar is als hij begint. Bij een cloudgebaseerd platform is het een kwestie van een gebruiker aanmaken. Dezelfde functionaliteit als iedereen, meteen beschikbaar, zonder dat er iemand fysiek iets hoeft aan te sluiten.

Het verschil zit hem erin dat groei geen vertraging meer oplevert. Je nieuwe collega is vanaf dag één volwaardig bereikbaar, in plaats van dat de eerste weken “nog geregeld moet worden”.

Je verhuist naar een groter pand

Je groeit uit je huidige kantoor of werkplaats en er staat een verhuizing op de planning. Dat is al spannend genoeg, en de laatste zorg die je erbij kunt gebruiken is een paar dagen zonder telefoon of internet omdat “de techniek nog moet worden overgezet”.

Bij een verouderde telefooncentrale is dat precies wat er gebeurt: apparatuur die uit de oude meterkast moet, opnieuw aangesloten moet worden op de nieuwe locatie, met een periode ertussenin waarin je maar moet hopen dat klanten je toch weten te bereiken. Bij een cloudgebaseerd platform verhuist er niets mee, omdat er niets fysiek aan een pand vastzit. Je nieuwe locatie krijgt gewoon een internetverbinding, en je telefonie werkt zodra die staat, met dezelfde nummers en dezelfde instellingen als daarvoor.

Het scheelt niet alleen gedoe. Het scheelt dat een verhuizing nooit een reden wordt om tijdelijk minder bereikbaar te zijn, precies op een moment dat je toch al veel aan je hoofd hebt.

Er komt een moment dat je een klantenservice-lijn nodig hebt

Op een gegeven moment is “degene die tijd heeft neemt de telefoon op” niet meer houdbaar. Klanten bellen vaker, vragen worden gevarieerder en je merkt dat een oproep soms bij de verkeerde persoon belandt, of dat niemand meer precies weet wie welk telefoontje al heeft gehad.

Dat is het moment waarop een echte klantenservice-lijn zijn waarde bewijst. Geen dure inrichting met een callcenter, maar een wachtrij waarin oproepen automatisch naar de eerste vrije collega gaan, met een keuzemenu als dat scheelt, en overzicht over hoeveel gesprekken er binnenkomen en hoe lang mensen wachten in rapportages. Precies genoeg structuur om grip te houden, zonder dat het voelt als een systeem dat groter is dan je bedrijf.

Het mooie is dat dit geen aparte aanschaf hoeft te zijn naast wat je al hebt. Het is een uitbreiding van dezelfde cloudtelefonie-omgeving waar je nieuwe collega’s ook al in zitten. Je schaalt door, in plaats van dat je overstapt.

Wat er juist niet hoeft mee te veranderen

Minstens zo belangrijk als wat er wél moet meebewegen, is wat er niet hoeft te veranderen. Groeiende bedrijven maken op telecomgebied namelijk vaak de omgekeerde fout: uit voorzorg alvast een grotere bundel afsluiten, extra lijnen reserveren “voor het geval dat”, of overstappen naar een compleet nieuw systeem omdat het huidige “toch een keer te klein zal worden”.

Dat is zelden nodig. Je hoeft niet vooraf te betalen voor capaciteit die je pas over een jaar gebruikt, je hoeft ook niet elke keer dat er iets verandert een nieuw contract te tekenen of een nieuwe leverancier te zoeken en het is niet nodig om van platform te wisselen zodra je een grens als tien, vijfentwintig of vijftig medewerkers passeert. Een omgeving die goed is opgezet, hoeft niet ingeruild te worden naarmate je groeit, hij wordt gewoon breder gebruikt.

Het verschil tussen wel en niet meebewegen zit dus niet in hoeveel je vooraf regelt, maar in hoe makkelijk je kunt bijschakelen op het moment dat het nodig is.

Bijschakelen, geen nieuw traject

Wat deze drie momenten gemeen hebben, is dat ze vaak sneller komen dan je verwacht en zelden op een handig tijdstip. Daarom is het belangrijkste kenmerk van telecom die met je meegroeit niet wát er allemaal kan, maar hoe makkelijk het gaat op het moment dat je het nodig hebt.

Bij Maxitel is dat het uitgangspunt. Onze diensten zijn modulair opgebouwd: gebruikers, locaties en functionaliteit staan los van elkaar, zodat je ze onafhankelijk kunt uitbreiden. Een extra collega, een nieuw pand of een eerste klantenservice-lijn is daardoor een kwestie van bijschakelen binnen je bestaande omgeving, niet een nieuw traject met een nieuw contract en een nieuwe leverancier.

Benieuwd hoe jouw telecomomgeving met je bedrijf mee kan groeien? We denken graag vrijblijvend met je mee.